关于及时做好限额以下工程建设项目电子档案归档和保管工作的通知

各招标人、乡镇（街道）招投标中心、行政监督部门和招标代理机构：

由于小额项目数量增长较快，金华市限额以下工程交易在线应用系统近期经多次扩容云资源仍无法满足要求。为进一步提升“金华市限额以下工程交易在线应用”系统运行效能，保障电子档案完整性和可追溯性，根据金华市公共资源交易中心要求，现就进一步做好电子档案归档和保管相关事项通知如下：

一、归档范围

（一）历史项目归档：请于2025年6月底前完成2025年1月1日以前项目的电子归档并下载至本地保存（刻录光盘或硬盘）。

（二）新增项目要求：即日起，各相关单位需在项目招投标环节完成后，及时完成电子档案归档并下载至本地刻录光盘或硬盘保存。

二、电子档案归档操作流程

（一）进入金华市限额以下工程交易在线应用系统后，点击“限额工程—项目进度”，找到需要归档的项目，点击右侧的“归档”按钮。

（二）等待系统自动归档完成后，归档按钮变为下载按钮，点击“下载”按钮，即可归档并下载至本地保存。

（三）注意务必完成合同上传后再进行归档，确保项目档案完整无遗漏。

（四）如委托招标代理机构办理电子档案归档事宜的，也需要招标人主动履行招标档案管理的主体责任，做好电子档案归档后的保管工作。建议招标代理机构办理电子档案归档时一式四份，由招标人、乡镇（街道）招投标中心、行政监督部门和招标代理机构分别存档。

附件：关于进一步规范工程建设项目招标投标资料保管工作的温馨提示

       金华市公共资源交易中心金东区分中心

         2025年5月29日

附件：

关于进一步规范工程建设项目招标投标资料保管工作的温馨提示

各招标人：

根据上级文件精神，现就进一步规范工程建设项目招标投标资料保管工作进行温馨提示：

一、《中华人民共和国档案法》明确：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

二、《建设工程质量管理条例》第十七条：建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。

三、《建设工程文件归档整理规范》明确：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。工程准备阶段文件中有工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

四、《国家发展改革委等部门关于严格执行招标投标法规制度进一步规范招标投标主体行为的若干意见》(发改法规规〔2022〕1117号)明确：加强招标档案管理是招标人主体责任。招标人应当按照有关规定加强招标档案管理，及时收集、整理、归档招标投标交易和合同履行过程中产生的各种文件资料和信息数据，并采取有效措施确保档案的完整和安全，不得篡改、损毁、伪造或者擅自销毁招标档案。加快推进招标档案电子化、数字化。招标人未按照规定进行归档，篡改、损毁、伪造、擅自销毁招标档案，或者在依法开展的监督检查中不如实提供招标档案的，由行政监督部门责令改正。

五、《浙江省工程建设项目招标投标“评定分离”操作指引（试行）》（浙发改公管〔2023〕256号）明确：招标人应将定标报告作为招标投标情况报告的一部分，报送招标投标行政监督部门。定标报告应包括定标委员会名单、定标程序、定标要素、定标办法、定标结果等内容。招标人应对定标会议全程录音录像，并统一密封保存定标投票表、过程记录、录音录像等书面或影音资料，存档备查。

未尽事宜，请招标人依照有关法律、法规执行。